Cele i podstawy prawne przetwarzania

Cele przetwarzania

Dane osobowe są przetwarzane w PFRON w celu realizacji zadań ustawowych, m.in.:

• Obsługa programów i zadań z zakresu rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz wsparcia osób z niepełnosprawnością.

• Prowadzenie procedur administracyjnych (wydawanie decyzji, obsługa wniosków) związanych z dofinansowaniami ze środków PFRON.

• Monitorowanie, kontrola i rozliczenia przyznanych środków.

• Cele statystyczne, ewaluacyjne, archiwalne (z zachowaniem przepisów prawa archiwalnego).

Kategorie danych

• Dane zwykłe: imię, nazwisko, dane kontaktowe, adres, dane identyfikacyjne.

• Dane szczególne (np. dane o stanie zdrowia, niepełnosprawności) — tam, gdzie jest to niezbędne do realizacji zadań PFRON.

Podstawy prawne przetwarzania (RODO i inne ustawy)

PFRON korzysta z różnych podstaw prawnych RODO, w zależności od sytuacji:

1. Art. 6 ust. 1 lit. c RODO – przetwarzanie niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (np. wynikającego z ustawy o rehabilitacji).

2. Art. 6 ust. 1 lit. e RODO – gdy przetwarzanie następuje w interesie publicznym (realizacja zadań publicznych).

3. Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – przetwarzanie niezbędne do wykonania umowy lub działań przed jej zawarciem (np. w przypadku świadczeń związanych z PFRON).

4. Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – gdy występuje prawnie uzasadniony interes administratora (np. w przypadku dochodzenia roszczeń, zapobiegania oszustwom).

5. W przypadku danych szczególnych (np. informacje o stanie zdrowia) – art. 9 ust. 2 lit. g RODO (przetwarzanie danych w ważnym interesie publicznym).

6. Tam, gdzie wymagane, dane mogą być przetwarzane na podstawie zgody (art. 6 lit. a i art. 9 lit. a) – ale w przypadkach, gdy przetwarzanie wynika z obowiązków ustawowych, zgoda nie jest podstawą przetwarzania. 

Odbiorcy danych i udostępnianie

• Dane mogą być udostępniane podmiotom, które świadczą usługi na rzecz PFRON (np. obsługa informatyczna, prawna, doradcza).

• Dane mogą być przekazywane organom i instytucjom, które mają uprawnienia na mocy prawa (organy administracji, organy kontrolne itp.).

• W przypadku programów realizowanych wspólnie z innymi podmiotami (np. PCPR) – dane mogą być przekazywane pomiędzy PFRON a PCPR lub realizatorami projektów.

• Dane nie są przeważnie przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG).

Okresy przechowywania danych

• Dane są przechowywane przez czas niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane.

• Dla danych wynikających z przepisów prawa, okres przechowywania może być określony przez przepisy archiwalne lub ustawowe (np. archiwizacja akt).

• W przypadku danych przetwarzanych na podstawie zgody – dane będą przechowywane do momentu odwołania zgody, chyba że inne przepisy wymagają ich dalszego przechowywania. 

• Niektóre klauzule lokalne wskazują, że dane będą przetwarzane “do momentu wygaśnięcia podstawy prawnej” lub przez określony maksymalny okres (np. 10 lat) z wyłączeniem celów archiwalnych i zabezpieczenia przyszłych roszczeń.

Prawa osób, których dane dotyczą

Osoby, których dane są przetwarzane przez PFRON, mają (zgodnie z RODO) między innymi:

1. Prawo dostępu do swoich danych i uzyskania ich kopii.

2. Prawo sprostowania (korekty) danych. 

3. Prawo usunięcia danych (“prawo do bycia zapomnianym”), jeśli nie ma podstaw prawnych, by je dalej przetwarzać.

4. Prawo ograniczenia przetwarzania – w przypadkach, gdy osoba kwestionuje poprawność danych lub przetwarzanie jest niezgodne z prawem. 

5. Prawo sprzeciwu wobec przetwarzania, zwłaszcza gdy przetwarzanie odbywa się w oparciu o prawnie uzasadniony interes.

6. Prawo przenoszenia danych – otrzymania danych w ustrukturyzowanym formacie albo przekazania ich innemu administratorowi, jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy w sposób automatyczny.

7. Prawo cofnięcia zgody (w zakresie, w jakim przetwarzanie oparte było na zgodzie).

8. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (w Polsce – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, UODO).

9. Prawo sprzeciwu wobec zautomatyzowanego podejmowania decyzji i profilowania – PFRON informuje, że w swoich procesach nie stosuje profilowania ani zautomatyzowanego podejmowania decyzji w indywidualnych sprawach.

Uwagi i przykłady praktyczne

• W regulaminie Systemu SOW (system obsługi wniosków PFRON) wskazuje się, że dane użytkowników są przetwarzane m.in. w celu zarządzania systemem, realizacji zadań ustawowych oraz kontroli wydatkowania środków.

• W dokumentach projektów współfinansowanych ze środków PFRON często wymagane jest oświadczenie zgody na przetwarzanie danych osobowych przez realizatora i PFRON (w zakresie niezbędnym do realizacji projektu).

• W publikacjach prawnych podkreśla się, że przekazywanie danych związanych z ulgami na wpłatach do PFRON przez firmy (np. poprzez formularz INF-U) mieści się w dopuszczalnym zakresie przetwarzania zgodnie z obowiązkami ustawowymi i nie narusza zasad RODO.